Personuppgiftshantering på Färnebo folkhögskola

Information till deltagare vid Färnebos folkhögskolas långa och korta kurser angående Dataskyddsförordningen (GDPR) och SchoolSoft.

Om du godkänner dessa villkor, behöver du inte göra någonting. Vid skyddad identitet, kontakta skolans personuppgiftsansvarige.

SchoolSoft

Du får denna information med anledning av att dina personuppgifter behandlas i SchoolSoft. Dina personuppgifter behandlas i SchoolSoft eftersom du är deltagare på en folkhögskola som använder SchoolSoft för sin administration. Ändamålet med denna behandling är skoladministrativt. Behandlingen av dina personuppgifter sker på de rättsliga grunderna myndighetsutövning och utförande av uppgift av allmänt intresse. I SchoolSoft behandlas personuppgifter som är nödvändiga för att din folkhögskola ska kunna bedriva en rättssäker verksamhet där information om deltagarens kunskapsutveckling ligger till grund för omdöme och behörigheter.

Din folkhögskola har rättigheter och skyldigheter att behandla och lagra personuppgifterna så länge de behövs för ändamålet. Det är din folkhögskola som är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter, oavsett var och i vilken form de behandlas. Din folkhögskola har tecknat avtal med SchoolSoft, som är leverantör av de administrativa tjänsterna, vilket reglerar hur dina personuppgifter behandlas i deras system så att säkerheten för dina personuppgifter och din integritet säkerställs. SchoolSofts system finns i Sverige, vilket innebär att de uppfyller EUs krav på var personuppgifter tillhörande EU medborgare får behandlas.

Lagring av personuppgifter

EU:s nya Dataskyddsförordning (GDPR) trädde i kraft i Sverige den 25 maj 2018 och ersätter då nuvarande personuppgiftslagen (PuL). Innehåller regler om hur man får behandla personuppgifter. Färnebos folkhögskola värnar om din personliga integritet och din rätt att själv ha kontroll över dina personuppgifter. Det är därför viktigt att du känner dig trygg med hur vi behandlar dina personuppgifter. GDPR har bland annat till syfte att skydda enskildas grundläggande rättigheter och friheter – särskilt din rätt till skydd av personuppgifter. Med personuppgifter avses namn, personnummer, adress, e-postadress och andra, av dig lämnad information/uppgifter som har relevans för din tid på skolan. Detta för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden mot dig och även för administration, planering, fakturering, kvalitetsarbete, statistik, bidragsansökningar, bokföring samt fullgörande av skyldighet enligt lag eller myndighetsbeslut. Vi kommer att behandla dina personuppgifter under så lång tid som är nödvändigt. Olika uppgifter kommer att sparas olika länge. I de fall det finns lagkrav på att spara uppgifter under längre tid, så följer vi sådana lagar. Bokföringslagen är ett exempel på lagstiftning som säger att underlag måste sparas i viss längre tid. Vi sparar kursintyg/behörighetsintyg i 50 år, på uppdrag av Folkbildningsrådet.

Mottagare av dina personuppgifter

Förutom administrativa och pedagogiska personal på folkhögskolan kan dina personuppgifter komma att delas till följande:

  • Statistiska Centralbyrеn (SCB)- statistik på både individnivå och gruppnivå.

  • Folkbildningsrådet (FBR) – statistik kring sökande/kurs,

  • Centrala Studiestödsnämnden (CSN) – uppgifter om kursregistreringar, frånvaro och studieresultat.

  • Arbetsförmedling (AF) – för de deltagare som går på kurser finansierade av AF eller på annat sätt är knuten till AF.

  • Försäkringskassan (FK) – för de deltagare som på något sätt är knuten till AF, tex. för lov att studera vid sjukskrivning.

  • Samarbetspartners – om kursen genomförs i samarbete med t.ex. en organisation eller förening kan vi av administrativa skäl komma att dela med oss av dina personuppgifter till samverkansparten.

  • Boknings-, lagrings- och utbildningstjänster – T.ex Google Education, eller Magnetevents.

Kategorier av personuppgifter som behandlas

Förutom de personuppgifter du själv har lämnat i SchoolSoft behandlas även dessa kategorier av personuppgifter: omdöme, frånvaro, frånvaroorsak, folkbokföringsuppgifter, studieresultat, studiearbeten, utbildningsbakgrund, föräldraledigheter, modersmål, nationalitet, CSN- veckor, försörjningssätt, bilder och videofilmat material. Känsliga uppgifter om din hälsa lagras endast efter nödvändighet.

Dessutom kan listor skrivas ut från Schoolsoft som kan användas av pedagoger för att samla in ytterligare information, t.ex. önskemål om att delta vid aktivitet/studieresa med mera. I förekommande fall kommer deltagarlista med kontaktuppgifter att sändas ut till dina blivande kurskamrater, dock utan ditt personnummer.

Detta innebär Dataskyddsförordningen för dig som registrerad

Dataskyddsförordningen är framtagen för att skydda dina personuppgifter och din integritet. Dataskyddsförordningen ställer i korthet krav på att det finns ett godtagbart ändamål och en rättslig grund för behandling av dina personuppgifter, att inte fler personuppgifter än nödvändigt samlas in, att de inte lagras längre än nödvändigt, att de skyddas från obehörig åtkomst, att informationens korrekthet säkerställs, att det finns rutiner för hantering av incidenter som rör personuppgifter, samt att det vidtas tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifterna.

Du som registrerad har ett antal rättigheter enligt Dataskyddsförordningen:

tten till tillgång

Du som registrerad har rätt att när som helst begära ut information om vilka personuppgifter din skola behandlar samt hur de behandlas. Det är kostnadsfritt för dig att begära ut informationen. Vid uppenbart missbruk av denna rättighet kan dock en administrativ avgift påföras alternativt begäran förvägras. För att få tillgång till dina personuppgifter kontakta personuppgiftsansvarig, se kontaktuppgifter nedan.

tten till rättelse

Du som registrerad har rätt att begära rättelse om dina registrerade personuppgifter är felaktiga. I de fall du inte själv har möjlighet att rätta informationen kontaktar du personuppgiftsansvarig.

För rättelse av dina personuppgifter, kontakta skoladministratören på mail: info@farnebo.se eller per telefon 0291-202 75.

tten till begränsning

Du som registrerad har rätten att begära begränsning av åtkomsten till dina personuppgifter när personuppgiftsbehandlingen behöver utredas. Rätten till begränsning gäller i de fall du anser att dina personuppgifter är felaktiga, behandlingen är olaglig, personuppgifterna inte längre behövs för ändamålen eller du ifrågasätter den lagliga grunden för behandlingen. För att begära begränsning av behandling kontakta personuppgiftsansvarig.

tten att göra invändningar

Du som registrerad har rätt att göra invändningar mot behandlingen av dina personuppgifter. För att invända mot behandling kontakta personuppgiftsansvarig.

tten att inge klagomål till en tillsynsmyndighet

Du som registrerad har rätt att klaga på den behandling av dina personuppgifter som görs om du anser att den strider mot Dataskyddsförordningen. Den tillsynsmyndighet i Sverige som hanterar dessa klagomål är Integritetsskyddsmyndigheten.

Kontaktuppgifter

Personuppgiftsansvarig:

Samordnare, Anna-Karin Raphasha Björnberg
E-post: anna-karin.bjornberg@farnebo.se
Tel: 070- 286 66 94

Skoladministratör:

Tina Olsson
E-post: info@farnebo.se
Tel: 0291-202 75

Dataskyddsombud:

Jonathan Korsar
E-post: jonathan.korsar@farnebo.se
Tel: 0291-202 75

Färnebo folkhögskola:

Org.nummer: 885501-0453
Huvudtelefon:  0291-202 75
Filial Gävle:  026-10 15 00
E-post: info@farnebo.se
Post: Färnebovägen 874, 811 74 Österfärnebo